top of page
תמונת הסופר/תענבל אורפז

לעשות סדר במשימות: הכלי לניהול משימות בקלות וביעילות

ברגשות מעורבים, הגיע הזמן הזה בשנה: ״אחרי החגים״, ואיתו כל המשימות שמחכות שנשלים אותן. 

שנה שעברה חיכתה לי שורה של משימות שייעדתי ל-8.10, היום הראשון של ״אחרי החגים״ - לשלוח הצעת מחיר ליום עיון, לטפל בענייני הנהלת חשבונות ועוד ועוד. אבל כמובן שב-7.10 התוכניות השתנו, והמשימות נשארו לחכות עד שהעניינים יירגעו.


כעבור ארבעה חודשי מילואים, השתחררתי והייתי צריכה לחזור מחדש לחיים שלי ולהרים את העסק על הרגליים. גם שורה של משימות בירוקרטיות ומשימות אחרות של החיים חיכו לי. בקיצור, הגיע ״אחרי החגים״.


לאורך השנים ניסיתי מגוון כלים, אפליקציות וכו׳ לניהול משימות, אבל הרגשתי שאף פתרון לא נותן מענה הוליסטי לאופן בו אני ניגשת לניהול משימות (או לפחות לא בצורה פשוטה, בהירה ואינטואיטיבית). לעיתים קרובות אני גם משתמשת בשיטה הכי פשוטה ונגישה שיש: דף ועט.


לאור רשימת המשימות הארוכה שחיכתה לי, הבנתי שהפעם זה הזמן לגשת לזה בצורה שיטתית שמרכזת את הידע שצברתי בנושא של ניהול משימות (וגם עונה על השאלה שאני נשאלת מפעם לפעם: ״איך את מספיקה את הכל??״). הפתרון היה לפתח כלי שמאפשר ניהול ותעדוף של המשימות לפי מגוון קריטריונים שגיליתי שהם נכונים לי.


אולי ״כלי״ נשמע כמו משהו מפוצץ ומתוחכם. בעצם זו טבלת Google Sheets חכמה שמרכזת את כל המשימות במקום אחד, ומאפשרת בצורה פשוטה ומהירה ליצור רשימות משימות דינמיות לפי הדחיפות, הזמן הפנוי שעומד לרשותי, ההקשר וקטגוריות אחרות. 


גם השנה הזו היא לא נורמלית – החיים משובשים לחלוטין, עשרות אלפי אזרחי ישראל עדיין עקורים במדינתם ומעל לכל 101 חטופים וחטופות בעזה. אבל השנה הזו כן יש ״אחרי החגים״, ומתוך הרצון להכניס הרבה כוונות טובות כדי שתהיה לנו שנה טובה יותר - החלטתי לשתף את הכלי שלי לניהול משימות בתקווה שישמש גם אותכם.ן.

מה המטרה?


הכלי שלי מאפשר לרכז במקום אחד את כל המשימות שדורשות טיפול, בצורה פשוטה וקלה לתפעול. בנוסף, המטרה היא לנהל ולתעדף את המשימות לפי סדרי עדיפויות, דד-ליינים, הקשר, משך המשימה ועוד. ולבסוף, לעשות את כל זה בצורה פשוטה ובהירה שמאפשרת פוקוס וצמצום של הרעש - אבל גם לראות את התמונה הגדולה.


הכוונה היא לכלול משימות דחופות, לצד כאלה שהן יותר ארוכות טווח. בנוסף, הכוונה היא לייצר מקום שיש בו את כלל המשימות שדורשות טיפול - משימות שקשורות לעבודה, או לחיים, או בכלל.


ברגע שכל המשימות מרוכזות במקום אחד, אפשר להחליט איך לגשת אליהן לפי הכללים שנכונים לכל אחד ואחת. למשל, עם איזה משימות להתחיל? מה אפשר לעשות אם יש לי עכשיו כמה דקות בין זומים? מה הדברים שאני חייבת לטפל בהם היום? מה המשימות שאני צריכה לעשות עבור לקוח מסויים או כדי לקדם פרויקט מסויים? וכן הלאה.

 

אז איך זה עובד?


הכלי מבוסס על טבלת Google Sheets אליה מזינים את כלל המשימות וממלאים פרטים וקטגוריות לגבי כל אחת מהן. כמובן שניתן להתאים את הקטגוריות לפי הצרכים שלכם. השארתי בטבלה הצעות להגדרות שנכונות עבורי.


אחרי שכל המשימות (נכון לאותה נקודת זמן בטבלה), אפשר להתחיל לנהל אותן ולהחליט במה להתחיל - למשל, אם יש לי עכשיו רק כמה דקות אולי אני ארצה לקדם משימות קטנות או משימות בירוקרטיות. אם אני אסנן את הטבלה לפי עמודת ״משך המשימה״, אוכל לראות מה המשימות באורך זה. בנוסף, באמצעות שילוב של עמודות נוספות, אוכל להחליט שאני בוחרת משימה קצרה שמשוייכת לפרויקט מסויים או ללקוח מסויים או כזו שדחוף לסיים אותה היום.


כלומר, באמצעות פילטור המשימות לפי הקטגוריות השונות בטבלה, אפשר ליצור רשימות משימות דינמיות וממוקדות שמאפשרות להתפקס על מה שחשוב ודחוף לעכשיו ולנקות את הרעש (ובקלות לחזור לרשימה המלאה ולראות את התמונה הרחבה).


כשהטיפול במשימה מסתיים, לשנות לה את הסטטוס ל״בוצע״. כך, ניתן לפלטר החוצה משימות שהושלמו ולהוריד ״רעש״ מרשימת המשימות.


כאן בסרטון אני מראה איך להשתמש בכלי וגם נותנת כמה טיפים:



הפרטים הטכניים:

כדי להשתמש בכלי ב-Google Sheets:

  1. היכנסו ללינק (ליחצו כאן)

  2. ליחצו על File

  3. כשהתפריט נפתח ליחצו על Make a copy

  4. צרו קובץ מקומי ב-Drive שלכם.ן


להורדת הקובץ באקסל:




 

מה יעזור לי לניהול חכם ויעיל של משימות?

ניהול משימות זו תורה שלמה, וחשוב לזכור שלכל אחד ואחת מתאימים דברים שונים. צריך לנסות וללמוד כדי לגלות מה השיטות שעובדות לכם.ן. בסרטון המצורף אני מתייחסת לכמה טיפים שלדעתי עוזרים בניהול המשימות באמצעות הכלי שלי. זה כמובן רק קצה הקרחון, ויש עוד הרבה דברים להביא בחשבון (למשל - באיזה שעה ביום את.ה עובד.ת הכי טוב? באיזו משימה נכון לך להתחיל? מתי לשחרר משימה ולהבין שהיא לא תקרה? ועוד ועוד).



הנה כמה טיפים ממני:


  1. להיות ספציפית - מה בדיוק הפעולה הנדרשת?

משימה צריכה לכלול משימה ברורה ולהיות ספציפית. משימה לא יכולה להיות למשל ״סופרמרקט״ - כי יכול להיות שהכוונה היא ללעשות הזמנה מהסופרמרקט, ואז אני יכולה לעשות את זה בסופשבוע מהבית, ויכול להיות שזה אומר ללכת פיזית לחנות ואז זה גם יקח לי כנראה יותר זמן וגם יצטרך להתנסכרן עם שעות הפתיחה של שלה.


הדיוק הזה חשוב כי לפעמים כשמדייקים את המשימה לפעולה, לפעמים מתגלה שבעצם מתחבאות בה כמה משימות. למשל, נגיד ואני צריכה לשלוח ללקוח הצעת מחיר. אבל כשאני אפרוט את זה למשימות אני אבין שאני צריכה קודם כל לכתוב את ההצעה (להכין מסמך). בשביל לכתוב את המסמך הזה אני צריכה לעשות שיעורי בית (למשל להתייעץ עם קולגה לגבי התמחור). ולבסוף רק, אני אוכל לשלוח ללקוח את ההצעת מחיר במייל. אז בעצם היו כאן שלוש משימות.


  1. לפרק משימות מורכבות או גדולות למשימות קטנות

אבא שלי אוהב לומר ש״הדרך לגשת לבעיה אינסופית, היא לפרק אותה למספר סופי של משימות״. תזכרו את זה כשתיגשו לרשימת המשימות שלכם. למשל, נגיד ואני עובדת על סדנה חדשה על יצירתיות ו-AI. אם אני אשים ברשימה שלי משימה שאומרת ״סדנה חדשה״ אני לא אדע במה להתחיל. מה זה אומר? במה להתחיל? אני צריכה להתחיל לפרוט את המשימה הזו, שהיא למעשה פרויקט, לסדרה של משימות רלבנטיות. אני אוכל גם לקבץ אותן אותן בעמודה הרלבנטית (״לקוח/פרויקט״) לקטגוריה חדשה שאצור שמרכזת את כל המשימות ששייכות לפרויקט הזה. כך אני אגלה שהפרויקט כולל משימות שקשורות לתכנון, משימות שקשורות לעבודה עם השותף שלי לפרויקט הזה, משימות שקשורות לשיווק וכו׳. בסופו של דבר, באמת גם תהיה, בלי נדר, סדנה חדשה.


  1. תיעדוף וקביעת לוחות זמנים

אני מודה. קשה לי לזוז ולהתקדם במשימה בלי שיש לה לוח זמנים מוגדר. אם למשימה אין דדליין, תמיד תהיה משימה אחרת שהיא יותר דחופה ממנה, פשוט כי יש לה דד ליין. ברשת, בפודקאסטים ובספרי הניהול תמצאו מגוון שיטות של מומחי פרודוקטיביות לניהול משימות. תמצאו שם התייחסויות לרכישת הרגלים, התמודדות עם דחיינות וכו׳. אבל בסוף הבסיס יחזור תמיד לתעדוף המשימות לפי דחיפות וחשיבות, ולקביעת לוחות זמנים. לפעמים צריך באופן מלאכותי לייצר לוח זמנים כדי לוודא שהיא לא תתמסס. אני מגלה שבסוף אם למשימה יש דדליין מוגדר, אז היא גם תקרה. 


  1. לפנות זמן גם למשימות שאינן דחופות

יש את המשימות האלה, שהן חשובות, אבל אף פעם אין זמן אליהן. איכשהו הן נשארות בתחתית רשימת המשימות. זה יכול להיות משימה כמו ״לעדכן את האתר שלי״, או ״לעדכן את הלינקדאין״. אני לא אתפלא אם חלק גדול מהמשימות האלה הן משימות שהצבנו לעצמנו, שאנחנו ה-owner שלהן, ושאין להן דד ליין דוחק (כי אם היה, הן כבר היו קורות). קודם כל, חשוב לפתח מודעות למשימות האלה ולסיבות שבגללן הן לא מושלמות. הדבר הבא הוא לחשוב מה צריך לעשות כדי לגרום להן לקרות. למשל - לקבוע להן דדליין מחייב, להחליט שיום חמישי האחרון בכל חודש מוקדש למשימות האלה, לקבוע עם קולגות אחרים יום עבודה (חד פעמי או קבוע) כדי לקדם אותן ועוד ועוד.


 

לסיום, אל תשכחו למחוק משימות מהרשימה - זה טוב לדופאמין ומאוד מספק. איזו תחושה טובה זו לסיים לכתוב את הפוסט ולמחוק עוד משימה מהרשימה :) ✅


אני מזמינה אתכם.ן לנסות את הכלי, לשתף בתובנות ולשתף עם חברות וחברים, ומאחלת ״אחרי החגים״ פורה ופרודוקטיבי.


ובעיקר, שיהיה באמת ״אחרי החגים״ - שיחזרו החטופים, שיחזרו התושבים לבתים שלהם, שנוכל לישון בשקט. עד שכל זה לא יקרה לא יהיה באמת ״אחרי החגים״ 💛


0 תגובות

Comments


bottom of page