top of page
  • תמונת הסופר/תענבל אורפז

מתנה לחג: 5 דברים שצריך לדעת על מערכות יחסים בין ארגונים ויועצים

אנחנו בתקופה הזו בשנה שחברי השכירים מקבלים מתנה לחג. יש איזו תחרות נסתרת ביניהם מי מקבל מארז עם אלכוהול יותר איכותי והארגון של מי נותן תו קניה נדיב יותר לחג. השנה עלו כל מיני שאלות כמו - האם נקבל משלוח הבייתה או שנקבל תלוש באימייל? תקופת הקורונה מזמנת אתגר חדש למעסיקים: איך עושים הרמת כוסית לשנה החדשה כשאסור להתקהל ולכנס את העובדים שמתגוררים במגוון ערים שהולכות והופכות לאדומות? האם ראוי בתקופה כזו לארגן אירוע צוותי ולהעמיד במצב לא נעים עובדים שלא רוצים להסתכן ולהחשף לקורונה אבל ירגישו מחוייבים להגיע?


זו גם התקופה בשנה שגורמת לי להרהר על ההבדלים שבין חיי העצמאים וחיי השכירים, והדברים הקטנים שבשגרה פחות חושבים עליהם. כבר שנתיים שלא קיבלתי מתנות לחג, למשל. אני לא מתלוננת, באמת שאני חיה טוב מאוד בלי המתנות והבוסית שלי בוחרת מתי ואיך לפנק אותי ולפרגן לי על עוד תקופה בה הייתה לי תרומה אדירה להצלחת העסק (אני אומרת לכם, יש יתרונות גדולים בלהיות הבוסית של עצמך). אני שמחה שאני לא צריכה להגיע להרמת כוסית משרדית ולשמוע ברכות שגורמות לכולם להרגיש קצת נבוכים, יש כמה דברים שאני נהנית יותר לעשות בזמן הזה.


הטור הזה התחיל להתגלגל במהלך יום בו ישבתי לעבוד (מהבית, אלא מה) עם חברה שהיא מנהלת בקורפורייט. היה לה יום עמוס בשיחות וידאו עם קולגות שהיא הייתה צריכה לרתום אותם למגוון משימות ולתמרן אותם במלאכת אמנות כדי שכל אחד יעשה את חלקו וכולם יסתדרו ביחד, בלי לדרוך על האצבעות אחד של השני. שמעתי מהצד את השיחות שלה ונזכרתי כמה אנרגיות הדינמיקות הארגוניות הללו גוזלות. נזכרתי באינטריגות ופוליטיקה פנימית של מקומות עבודה, רכילויות משרדיות והווי חברתי שלא קיים כשעובדים לבד או כשמגיעים לארגונים בתור אורחים לרגע.


אז עצמאים ממאדים, שכירים מנגה? לא בדיוק. יש לא מעט נקודות בהם שני העולמות נפגשים ככל שיותר ויותר ארגונים מעבירים פרויקטים ומשימות לפרילאנסרים ונעזרים בהם. אנחנו לא חיים ביקום מקביל, ההפך הוא הנכון. זה גם הצומת בו אני נמצאת כיועצת לארגונים.


הבנתי שאמנם אני פוגשת ארגונים כל הזמן, אבל כיועצת אני נמצאת מחוץ להם. זו מערכת יחסים מיוחדת ושונה - וצריך לדעת איך להתנהל בה ולעבוד ביחד. אז הנה כמה דברים שחשוב לדעת כדי לגרום למערכות היחסים המקצועיות בין ארגונים ויועצים חיצוניים להצליח:


1. תכירו בכך שיש לכם מערכות יחסים מקצועיות גם עם מי שאינם עובדים שלכם

רוב היום שלי מוקדש למגוון מערכות יחסים שיש לי עם ארגונים מכל מיני סוגים שהם לקוחות שלי. יש ארגונים שאני עובדת איתם תקופה ארוכה ויש לנו קשר שוטף על בסיס שבועי. יש ארגונים שאני עובדת איתם תקופה קצרה במהלכה אני פוגשת את אנשי הארגון בתדירות גבוהה מאוד עד להשלמת הפרויקט. יש ארגונים שפעם בכמה חודשים אני שומעת מהם, עד הפעם הבאה שעולה צורך והדרכים שלנו מצטלבות. יש לי לקוחות שהם סטארטאפים צעירים ויש לי לקוחות שהם קורפורייטים אמריקאים או ממשלות. עם כולם אני משתדלת לשמור על יחסי עבודה טובים, מקצועיים ונעימים.


ביני לבין אותם ארגונים אין יחסים של עובד-מעביד. אבל בתהליכי ייעוץ בהם אני מלווה אותם אני נכנסת לקרביים שלהם ונחשפת למידע עסקי רגיש שבדרך כלל קשור לתוכניות העתידיות שלהם. זו מערכת יחסים שדורשת אמון הדדי.


חשוב שארגונים יכירו בכך שהם מנהלים סוג כזה של מערכות יחסים מקצועיות עם גורמים מחוץ לארגון שלהם. תכף נתייחס למשמעויות ואיך אפשר לעשות את זה יותר טוב. אבל בשלב הראשון, כדאי למפות את היועצים השונים שאתם עובדים איתם ולקבל הבנה טובה יותר של מצב העבודה עם עצמאים אצלכם בארגון כדי לנהל את היחסים איתם בצורה טובה יותר.



2. כארגונים כמות האינטראקציות שלכם עם יועצים חיצוניים רק תגדל

אני לא מיוחדת בצורת העבודה שלי כיועצת עצמאית שעובדת עם ארגונים (טוב, רוצה לחשוב שאולי לפחות קצת מיוחדת). אחד מהדברים שעולם העבודה החדש, כמו שאוהבים לקרוא לו, מביא איתו הוא צורות העסקה חדשות. במילים פשוטות - יותר ויותר אנשים יעברו לעבוד כעצמאים/יועצים/פרילאנסרים. המשמעות מהצד של החברות היא שחלק הולך וגדל מהעבודה שלהן יעשה על ידי מי שאינם עובדים שמועסקים אצלם במשרה מלאה או חלקית.


אינספור כתבות ותחזיות שפורסמו בשנים האחרונות טוענות שה״טאלנטים״ כיום נמצאים בחוץ ומתפרנסים כפרילאנסרים (מילה שאני לא מחבבת במיוחד, אבל זה לפעם אחרת). גם מהצד של הארגון, אין בהכרח צורך להעסיק את האנשים הללו במשרה מלאה (או שהעלות תהיה גבוהה מדי). לכן, אם ארגונים רוצים גישה לכשרונות הללו - הם יצטרכו להתאים את עצמם ולאמץ מודלים חדשים של עבודה. יש כל מיני באזז וורדס שקשורות לתחום - כוח עבודה גמיש, alternative workforce, כלכלת חלטורות (Gig Economy) ועוד. אני צופה שהקורונה, שהביאה איתה קיצוצים בכוח האדם שחברות מעסיקות באופן קבוע והמעבר לעבודה מהבית שגרמה לכך שגם העובדים הקבועים כבר לא נמצאים פיזית בארגון, רק יאיצו את התופעה הזו.


עוד שינוי מעניין הוא שאם פעם עבודה עם ״פרילאנסרים״ הייתה למשימות שלא נמצאות בליבה ולפתרונות זמניים וזולים שעדיף להוציא למיקור חוץ - היום מבינים שדווקא זה מודל עבודה המאפשר לחברות להיעזר בשירותיהם של אנשים שאחרת אין להם גישה אליהם, מהסיבה הפשוטה שהם לא מעוניינים לעבוד אצלם במשרה מלאה.


3. תתחילו בתיאום ציפיות עם היועצים שאתם עובדים איתם

כמו בכל מערכת יחסים, גם בעבודה שלכם כארגון עם יועצים חיצוניים חשוב להתחיל בתיאום ציפיות. יש שירותים שארגונים התרגלו במשך שנים לצרוך מפרילאנסרים - למשל מעצבים גרפים, עורכי וידאו ואחרים. במקרים הללו ברור מה התוצר (״deliverable״ בעגה המקצועית) שמקבלים בסיום ההתקשרות בין הצדדים. אבל לפעמים הפרויקטים מורכבים ויוצרים יחד עם היועץ תוצר חדש.


בפרויקטים שאני עושה עם ארגונים הרבה פעמים הארגון מגיע עם שאלה שהוא רוצה לקבל עליה תשובה (למשל - איך לספר את הסיפור שלי? איך למתג את הארגון כדי למשוך עובדים? איך להגדיל גיוס ושימור של נשים לארגון? מה התועלות שבהקמת מרכז חדשנות לישראל? איך לפתח מערכות יחסים עם סטארטאפים? איך להקים אקוסיסטם של חדשנות סביב הפעילות של המדינה/חברה?). בכל מקרה כזה תהליך העבודה שונה בהתאם לדרישות הפרטניות ולצרכי הלקוח. בכל מקרה הפתרון הנכון שונה מבחינת תהליך העבודה, הגורמים שמשתתפים בתהליך והתוצרים שלו.


הנה כמה שאלות שיועצים והארגונים איתם הם עובדים צריכים לדעת לענות עליהן כשמתחיל פרויקט כדי לדעת איך זה עובד ולמה לצפות: איך נראה התהליך? מה השלבים של התהליך ומה כלול בו (ומה לא?) - כלומר מה ה-scope של הפרויקט? מה התוצרים הסופיים שהארגון יקבל בסיום התהליך? מה גבולות הגזרה של הפרויקט של מה שבפנים ומה שלא? מה הציפיות של הארגון מהפרויקט - מה מעוניינים להשיג? מה יחשב הצלחה של התהליך? מה לוחות הזמנים של הפרויקט? האם יש רגישויות ארגוניות שקשורות לפרויקט שחשוב שהיועץ יהיה מודע עליהן? איך מציגים את היועץ בתוך הארגון? אם היועץ בקשר עם גורמים מחוץ ללארגון, למשל לקוחות או שותפים - איך להציג להם את הפרויקט? מי איש הקשר בארגון שאחראי על הפרויקט ויכול לחבר לעוד אנשים בארגון?


תשובות לשאלות האלה יהוו בסיס טוב ובריא לשיתוף פעולה מוצלח בין ארגון ויועץ. הארגון צריך לספק ליועץ את המידע הרלבנטי כדי להשיב עליהן, כדי שהוא יוכל להעריך נכון את העבודה ולוחות הזמנים. השאלות הללו רלבנטיות גם לפרויקט שהוא תחום בזמן (או תוצאות או תוצרים), אבל גם לתהליכים ארוכי טווח בהם יש נקודת התחלה בה יוצאים לדרך ומייצרים שותפות. חלק מהתשובות צריך לתת היועץ וחלק הארגון, לחלק מהשאלות תהיה תשובה רק אחרי סיעור מוחות משותף וקבלת המידע ההכרחי. אבל הדברים צריכים להיות בסופו של דבר מוסכמים ומקובלים על שני הצדדים כדי למנוע חוסר הבנות ועוגמת נפש אחרי שיוצאים לדרך המשותפת.



4. תבינו את הצד של העצמאים שאתם עובדים איתם

מכל הנקודות שאני מעלה, זו החשובה ביותר בעיני כי בה קיים הפער הכי גדול בין עצמאים ושכירים.

ככל שתבינו יותר טוב את הצד של העצמאים שאתם עובדים איתם תוכלו לשפר את ממשק העבודה איתם ולהעלות את שביעות הרצון בצד שלהם - וכך התוצרים המשותפים יהיו טובים יותר. בבסיס, צריך להבדיל שיש שוני בין שכיר ש(בהכללה גסה) מקבל משכורת קבועה בכל חודש ונהנה מיציבות מסויימת, לבין עצמאי שיש לו אפס יציבות, צריך כל חודש מחדש לדאוג להביא הכנסות, רגיש מאוד לשינויים בשוק (היוש קורונה) ולא זכאי לזכויות סוציאליות (או שכן, אבל מוגבלות מאוד). ההבדלים הללו משפיעים על שגרת העבודה של העצמאי וגם על התמחור שלו שנראה לפעמים גבוה מבחוץ (אבל צריך בעצם לשקלל פנימה את כל גורמי הסיכון). שלא ישתמע אחרת - יש המון יתרונות בעיני בלהיות עצמאית ולכן בחרתי (לפחות בפרק הזה בחיי) בדרך הזו, אבל יש שוני ממה שמכירים שכירים.


כארגון שעובד עם יועץ חיצוני אתם יכולים לטעון שההבדלים האלה הם לא עניינכם. אתם צודקים - זו בחירה שהיועץ החיצוני שאתם עובדים איתו קיבל על עצמו מתוך הבנה של המשמעויות. אבל אני חושבת שבשביל ליצור שיתוף פעולה מוצלח ועבודה שנעימה לשני הצדדים, כדאי להבין יותר טוב את העולם מנקודת מבטו של העצמאי ולראות אם יש לכם איך לשפר את המצב.


כשאתם עובדים עם יועץ חיצוני יש הרבה ״עבודה שקופה״ שאתם לא רואים, אבל גוזלת זמן ומשאבים. בהרבה תאגידים כדי לקבל תשלום צריך לרשום את היועץ כספק במערכת, בחלק מהארגונים זה כרוך במילוי טופס קצר ושליחת ניירת (אישור ניהול ספרים, אישור ניכוי מס במקור וכו׳). אבל יש ארגונים בהם תהליך פתיחת ספק הוא מתיש ולא פרופורציונלי לעבודה מבחינת הזמן שנדרש להשקיע בטופסולוגיה ואישורים - וזו התעסקות שיכולה להסתכם בשעות של עבודה (לפעמים בשביל הרצאה של שעה).

סוגיה מרכזית נוספת היא עניין התשלום ליועצים לארגונים. בוודאי שמעתם את המונח ״שוטף פלוס״, זה נשמע כמו איזה עניין טכני, אבל הוא דווקא מהותי. הכוונה היא למועד בו נותן השירות שאתם עובדים איתו יפגש עם הכסף עבור השירות שהוא סיפק לכם. הרבה פעמים יעברו חודשיים, שלושה (ויותר) מהיום בו הושלם הפרויקט - והיועץ עדיין לא יקבל לכיסו את הכסף (לדוגמה - אם התשלום בתנאי ״שוטף פלוס 60״ על עבודה שהסתיימה היום, הכסף יכנס לבנק בתחילת דצמבר/סוף נובמבר). נדירים בהם התשלום מתבצע באופן מיידי (או בטווח של פחות מחודש).


זה נובע ממדיניות התשלומים של הארגון שקובע מהו פרק הזמן בו הוא משלם לספקים. אבל לפעמים ארגונים יכולים להתגמש ולבקש לקצר את התקופה הזו. לכן, אם יש לכם אפשרות להקדים את מועד התשלום ולהגמיש את המדיניות כדי להקל על היועץ ולהקדים את תזרים ההכנסות שלו - זה יכול להיות צעד מאוד נחמד לבוא לקראתו. יכולה לספר לכם על הרצאה שחיכיתי יותר מחצי שנה לקבל את הכסף עבורה (וגם אז נשלח צ׳ק דחוי…). זה באמת מתסכל, ובוודאי בתנאי השוק הנוכחיים.


בכלל, לא פופולרי או נוח לדבר על כסף. אבל זה חשוב. ובסוף זו התמורה על העבודה שלנו. אז עוד מילה בנושא שמשקפת הבדל משמעותי בין שכירים ועצמאים שחשוב להבין כשמסתכלים על תמחור של שעת ייעוץ שנראה גבוה בהשוואה למשכורות שמקובלות בשוק. הרבה פעמים נתקלתי באמירות שהסכום שאני מבקשת משקף משכורת גבוהה. אבל תשלום לעצמאי אינו שקול למשכורת.


אבל לא נכון לעשות תחשיבים של הכפלת תעריף של שעת ייעוץ ב-42 שעות עבודה בשבוע ולומר שזה מחיר לא הגיוני לשלם כמשכורת. קודם כל כי המודל שונה - בדרך כלל כשאתם עובדים עם יועץ על בסיס שעות הוא יעבוד מספר מוגבל של שעות שהוא רחוק מהיקף העסקה של משרה מלאה. הסיבה המהותית שאי אפשר לעשות השוואה כזו היא שהתשלום ליועץ חיצוני לא כולל רכיבים שהם חלק ממשכורת לעובד. למשל, הפרשות לפנסיה, ביטוח לאומי (שמקבל 15% ממחזור ההכנסות של עצמאי) ורכיבים אחרים. כלומר בסופו של יום, הרבה מהתשלום לא מגיע בכלל לכיס של היועץ. כלומר התשלום ליועץ חיצוני דומה יותר לעלות העסקה לעובד עליה מסתכל ארגון ולא משכורת.

5. תנו ליועצים שלכם תחושת שייכות

נסיים בעצת זהב שתהפוך אתכם בקלות ללקוחות האהובים על היועצים שעובדים איתכם.

עצמאים הם חיות בודדות. הם יכולים לעבוד עם כמות גדולה של לקוחות ולהיות באינטראקציה שוטפת עם אנשים רבים במסגרת עבודתם. אבל בסופו של דבר, הם לא חלק מארגון והם פועלים לבדם (בגדול). ככל שתצליחו לתת ליועצים שעובדים איתכם תחושה שאתם רואים אותם ושהם חלק מכם - גם אם הם לא מקבלים מכם תלוש משכורת בסוף החודש - כך יהיה להם יותר נעים לעבוד איתכם והמוטיבציה שלהם תעלה. כתוצאה גם התוצרים המשותפים אולי יהיו טובים יותר. בסופו של דבר, לחברה וליועץ יש מטרה משותפת להצליח ושני הצדדים אחראים לכך.


נכון שהתחלתי בזה שעצמאים לא מקבלים מתנות לחג. אבל האמת היא שקיבלתי מלקחות שלי מתנות ליומולדת וחלקם הזמינו אותי לאירועי חברה שהם ערכו. לא חייבים גם לשלוח מתנות, אבל לא יזיק לומר מילה טובה שמראה את הערך שאתם רואים בעבודה המשותפת עם היועץ - למשל לעדכן אותו איך ההמלצות שלו יושמו ותרמו לצמיחה בחברה או איזה תגובות המצגת שלו קיבלה מההנהלה. תנו ליועץ שאתם עובדים איתו תחושה שהעבודה שלו חשובה לכם ושאתם מעריכים את העשייה המשותפת (זה נכון כמובן גם לעובדים שלכם שישמחו לפידבק, אבל זה כבר נושא אחר).


יש לי לקוחות שבתחילת הקורונה נאלצו לבטל פרויקטים שכבר סגרנו וחתמנו. חלקם לאורך התקופה דאגו לבדוק מה שלומי ולהיות בקשר והערכתי את זה במיוחד. הם הבינו כמוני שאמנם התוכניות השתבשו, אבל יחסי העבודה ימשיכו בזמן המתאים - ואני אשמח לחזור לעבוד איתם. בכל אחד מהמקרים האלה המחווה הקטנה ריגשה אותי ונתנה לי תחושה שאני חשובה להם ושהעבודה שאנחנו עושים יחד משמעותית לארגון. זה שווה כל כך הרבה (ודורש בסופו של דבר כל כך מעט מהארגון).

 

חושבים להיות עצמאים? כדאי לכם לקרוא את הפוסט ״9 דברים שלא ידעתי לפני שיצאתי לעצמאות״




0 תגובות

Comments


bottom of page